Optimalisasi Administrasi Armada melalui Sistem Informasi Terintegrasi dan Notifikasi Otomatis

AGUNG PRABOWO, KELVIN KELVIN, CATHY CLANCY, CLEMENTIA CLEMENTIA


Abstract


Penelitian ini bertujuan untuk merancang dan mengimplementasikan sistem informasi manajemen armada berbasis website yang terintegrasi dengan fitur notifikasi email otomatis untuk meningkatkan efisiensi administrasi PT. XYZ, sebuah perusahaan logistik kontainer. Penelitian ini menggunakan pendekatan penelitian pengembangan (research and development) dengan model System Development Life Cycle (SDLC) yang terdiri dari lima tahapan: analisis kebutuhan, perancangan sistem, implementasi, pengujian, dan evaluasi. Data dikumpulkan melalui observasi proses bisnis, wawancara semi-terstruktur dengan delapan partisipan yang dipilih secara purposive sampling (manajer operasional, staf administrasi, pengemudi, dan pelanggan), serta dokumentasi data internal. Sistem dikembangkan menggunakan bahasa pemrograman Python dengan framework Django, basis data MySQL, dan Docker sebagai lingkungan pengembangan yang portabel, sedangkan pengujian dilakukan melalui pengujian fungsional, pengujian integrasi, dan User Acceptance Test (UAT). Hasil penelitian menunjukkan bahwa sistem berhasil mengintegrasikan data pelanggan, armada, pengemudi, dan order ke dalam satu basis data terpusat. Fitur notifikasi email otomatis secara efektif mengirimkan informasi terkini kepada pelanggan pada setiap perubahan status order, meliputi konfirmasi order, penjadwalan armada, proses bongkar muat, dan penyelesaian pengiriman. Implementasi sistem ini mengurangi ketergantungan pada komunikasi manual, mempercepat penyampaian informasi, meminimalkan miskomunikasi, dan meningkatkan kualitas layanan, serta mendukung pencatatan dan pelaporan operasional yang akurat dan mudah diakses. Kesimpulannya, sistem yang dirancang telah berhasil mencapai tujuannya dan memberikan solusi konkret terhadap permasalahan administrasi dan komunikasi PT. XYZ. Integrasi data operasional dengan notifikasi email otomatis terbukti meningkatkan efisiensi proses bisnis dan kualitas pelayanan kepada pelanggan. Penelitian ini memberikan kontribusi terhadap literatur tentang sistem informasi manajemen armada dan menjadi acuan praktis bagi inisiatif transformasi digital serupa di sektor logistik. Penelitian mendatang disarankan untuk mengkaji implementasi online, integrasi GPS tracking, pengembangan aplikasi mobile untuk pengemudi, serta pengukuran efisiensi secara kuantitatif.

Keywords


Sistem Manajemen Armada, Sistem Informasi Berbasis Web, Notifikasi Email Otomatis, Administrasi Logistik, System Development Life Cycle

Full Text:

PDF

References


J. Cho, E. K. Hong, J. Yoo, and I. Cheong, “The impact of global protectionism on port logistics demand,” Sustain., vol. 12, no. 4, pp. 1–17, 2020, doi: 10.3390/su12041444.

N. Iman, M. T. Amanda, and J. Angela, “Digital transformation for maritime logistics capabilities improvement: cases in Indonesia,” Mar. Econ. Manag., vol. 5, no. 2, pp. 188–212, 2022, doi: 10.1108/maem-01-2022-0002.

H. Bnouachir, M. Chergui, M. Zegrari, and H. Medromi, “Mining Fleet Management System in Real-Time ‘State of Art,’” in Lecture Notes in Networks and Systems, vol. 693 LNNS, 2023, pp. 649–662. doi: 10.1007/978-981-99-3243-6_52.

Z. Poberezhna, Y. Petrova, and K. Slimani, “Information technologies in logistics processes of enterprises in the aviation industry,” CEUR Workshop Proc., vol. 3732, pp. 90–102, 2024.

R. Dintén, S. García, and M. Zorrilla, “Fleet management systems in Logistics 4.0 era: a real time distributed and scalable architectural proposal,” Procedia Comput. Sci., vol. 217, no. 2022, pp. 806–815, 2022, doi: 10.1016/j.procs.2022.12.277.

M. F. Ibrahim, Yogantara Setya Dharmawan, and Ngatini, “Implementation of Open-Source ERP-Based Fleet Management System on SMEs Transportation Service Provider,” J. RESTI (Rekayasa Sist. dan Teknol. Informasi), vol. 6, no. 5, pp. 883–890, Nov. 2022, doi: 10.29207/resti.v6i5.4538.

K. Şahinboy, “Kshal: A Web-Based Innovative Software Alternative for Maritime Logistics Companies,” J. Transp. Logist., vol. 6, no. 1, pp. 71–105, 2021, doi: 10.26650/jtl.2021.928844.

E. Setyawati, “Web-Based Management Information System for Services Development: A Literature Review,” Int. J. Curr. Sci. Res. Rev., vol. 04, no. 03, pp. 175–185, Mar. 2021, doi: 10.47191/ijcsrr/V4-i3-05.

N. Diyana, S. Amer, and S. A. Mostafa, “Bliese System: A web-based management system for small business,” Appl. Inf. Technol. Comput. Sci., vol. 3, no. 1, pp. 1070–1086, 2022, [Online]. Available: https://doi.org/10.30880/aitcs.2022.03.01.071

P. Vassilakopoulou and E. Hustad, “Bridging Digital Divides: a Literature Review and Research Agenda for Information Systems Research,” Inf. Syst. Front., vol. 25, no. 3, pp. 955–969, 2023, doi: 10.1007/s10796-020-10096-3.

B. O. Sunday and S. O. Nduka, “MySQL Database Server: Deploying Software Application to Enhance Visibility and Accountability,” Curr. J. Appl. Sci. Technol., vol. 42, no. 4, pp. 16–23, 2023, doi: 10.9734/cjast/2023/v42i44063.

J. W. Krogh, MySQL 8 query performance tuning: a systematic method for improving execution speeds. Apress, 2020.

S. Ali, R. Alauldeen, and A. Ruaa, “What is Client-Server System: Architecture, Issues and Challenge of Client-Server System,” HBRP Publ., no. February, pp. 1–6, 2020, doi: 10.5281/zenodo.3673071.

M. G. M. Nyabuto, “Architectural Review of Client-Server Models,” Int. J. Sci. Res. Eng. Trends, vol. 10, no. 1, pp. 139–143, 2024, doi: 10.61137/ijsret.vol.10.issue1.126.

A. Chandiramani, “Management of Django Web Development in Python,” J. Manag. Serv. Sci., vol. 1, no. 2, pp. 1–17, 2021, doi: 10.54060/jmss/001.02.005.

N. Idris, C. F. Mohd Foozy, and P. Shamala, “A Generic Review of Web Technology: DJango and Flask,” Int. J. Adv. Sci. Comput. Eng., vol. 2, no. 1, pp. 34–40, 2021, doi: 10.62527/ijasce.2.1.29.

V. S. K. Kancharla, “Enhancing Software Development: Strategies for Achieving Code Portability Across Technology Platforms,” Int. J. Inf. Technol. Manag. Inf. Syst., vol. 16, no. 1, pp. 6–12, 2025, doi: 10.34218/ijitmis_16_01_002.

D. Reis, B. Piedade, F. F. Correia, J. P. Dias, and A. Aguiar, “Developing Docker and Docker-Compose Specifications: A Developers’ Survey,” IEEE Access, vol. 10, 2022, doi: 10.1109/ACCESS.2021.3137671.

S. Sotnik, V. Manakov, and V. Lyashenko, “Overview: PHP and MySQL Features for Creating Modern Web Projects,” Int. J. Acad. Inf. Syst. Res., vol. 7, no. 1, pp. 11–17, 2023, [Online]. Available: www.ijeais.org/ijaisr

R. Rusdiansyah, N. Suharyanti, H. Supendar, and T.




DOI: https://doi.org/10.30743/infotekjar.v11i1.14490

Refbacks

  • There are currently no refbacks.


Copyright (c) 2026 AGUNG PRABOWO, KELVIN, CATHY CLANCY, CLEMENTIA CLEMENTIA

Creative Commons License
This work is licensed under a Creative Commons Attribution 4.0 International License.